RAPPORTS FINANCIERS
Cahier d'exercices sur l'information financière du CRDI fournit des conseils pour la préparation de vos rapports financiers. Chaque formulaire recueille des informations financières spécifiques..
FR1:
Le résumé des informations relatives au projet identifie le projet, précise la période couverte par le rapport et certifie que votre institution approuve l'exactitude de toutes les déclarations faites dans le rapport.
FR2:
La feuille de calcul détaillée des dépenses et des prévisions détaille tous les postes de dépenses dans chaque catégorie budgétaire et prévoit les dépenses futures, y compris des notes expliquant les écarts par rapport au budget initial. Tout écart supérieur à 10 % du montant budgété doit être expliqué. Le résumé des dépenses et des prévisions récapitule le total des dépenses réelles et les dépenses prévues pour chaque grande catégorie budgétaire, conformément aux détails fournis dans les feuilles de calcul détaillées des dépenses et des prévisions. Le résumé du solde budgétaire donne un aperçu des dépenses globales du projet et du budget restant.
FR3:
La section 3A – Encaissements, opérations de change et autres revenus enregistre tous les paiements reçus du CRDI et les calculs de change correspondants.
Les sections 3B et 3C – Avis de réception de fonds parallèles et rapport sur le décaissement des contributions locales indiquent les fonds reçus d'autres donateurs, en plus des contributions locales à votre projet.
Les rapports financiers doivent être préparés selon le format indiqué dans le budget prévisionnel (joint à l'accord de subvention approuvé par le CRDI), qui résume les détails de votre budget prévisionnel en huit catégories. Ce format standardisé facilite l'analyse et toute demande de renseignements ultérieure de la part du CRDI.
Il est important de tenir compte des éléments suivants lors de la préparation de vos rapports financiers:
Le CRDI prend en charge les coûts du projet dans les catégories de dépenses admissibles.
Les bénéficiaires de subventions du CRDI doivent déclarer le total des coûts de recherche. Ils doivent clairement indiquer les coûts financés par le CRDI, ainsi que les coûts liés à la contribution locale.
Le rapport financier final doit être reçu au plus tard 30 jours après la date d'achèvement des travaux.
Dans certains cas, votre projet peut bénéficier de fonds provenant de plusieurs donateurs. Lorsque des ressources supplémentaires sont fournies directement par un autre donateur, vous devez rapprocher les dépenses des ressources reçues de chaque donateur dans votre rapport financier.
Les rapports financiers doivent indiquer tous les revenus provenant de la vente d'équipements achetés avec des fonds du CRDI, ou de la vente de livres, de publications, de cultures expérimentales, ou encore des intérêts générés par les subventions déposées à la banque. Ces revenus doivent être considérés comme des paiements (apports) au projet. Ces apports doivent être déclarés séparément et considérés comme faisant partie de la contribution du CRDI au projet.
Les rapports financiers doivent présenter les dépenses réelles et les dépenses prévues de votre projet (obligatoire pour les rapports intermédiaires).
Les rapports financiers doivent fournir suffisamment de détails pour permettre d'évaluer la situation financière du projet.
Les rapports financiers doivent être soumis au CRDI dans le format et la devise approuvés pour le budget.
Certification du rapport financier
Tous les rapports financiers soumis au CRDI doivent être signés par le chef de projet ET le directeur financier (ou son représentant autorisé) de l'organisme bénéficiaire. Les rapports financiers non certifiés seront rejetés.
Pour plus d'informations sur les rapports financiers, veuillez contacter l'administrateur de subvention indiqué dans votre accord de subvention.
IMPORTANCE DES RAPPORTS
Les rapports techniques et financiers sont une condition préalable à tout versement supplémentaire de fonds et/ou au paiement final du projet. Des documents manquants ou insuffisants entraîneront des retards dans les paiements liés au projet. Le CRDI analyse les rapports techniques et financiers afin d'en déterminer l'exactitude et l'exhaustivité sur les plans technique et financier.
L'analyse des rapports financiers effectuée par le CRDI porte sur trois aspects :
- reçus de subvention et taux de change;
- les écarts entre les dépenses réelles et les dépenses prévues, ainsi que les explications de ces écarts ; et
- flux de trésorerie pour déterminer le montant du prochain paiement.
La personne-ressource technique ou administrative du CRDI peut demander des précisions sur les détails ci-dessus. Une fois que toutes les informations manquantes auront été fournies, l'analyse du CRDI sera terminée et le prochain paiement sera traité (si le besoin de trésorerie est démontré et justifié).